ElineWe leven in een tijd waarin technologie sneller gaat dan ooit. Wat gisteren nog ‘de toekomst’ was, is vandaag de standaard. Toch zie je in veel bedrijven nog kasten vol ordners, mappen en papieren contracten op de HR-afdeling. Dat voelt een beetje als een cassettebandje in een wereld vol Spotify. Herkenbaar? Dan is dit hét moment om in actie te komen.
Het digitaliseren van HR-dossiers is geen luxe meer – het is pure noodzaak. Of je nu een klein mkb-bedrijf runt of verantwoordelijk bent voor de HR van een grote organisatie, de voordelen van digitale personeelsdossiers zijn te groot om te negeren.
In dit artikel geven we je 5 overtuigende redenen waarom elk bedrijf zijn HR-dossiers moet digitaliseren. Klaar om de papieren rompslomp vaarwel te zeggen? Lees dan vooral verder.
Reden 1. Tijd is geld – en papier kost tijd
Papieren dossiers betekenen zoeken, bladeren, kopiëren en archiveren. Het lijkt onschuldig, maar op jaarbasis kan dit honderden werkuren kosten. Even snel het contract van een medewerker opzoeken? Dat kost met een digitaal systeem letterlijk vijf seconden. Stel je eens voor hoeveel tijd je HR-afdeling bespaart als alles netjes digitaal, doorzoekbaar en altijd up-to-date is.
Tijdwinst is niet alleen efficiënt, het betekent ook dat HR-medewerkers zich kunnen focussen op waar ze echt goed in zijn: mensen.
Reden 2. Veiligheid en privacy: geen risico’s meer
Laten we eerlijk zijn: een map in een kast is niet bepaald de veiligste plek voor gevoelige persoonsgegevens. Wat als er brand uitbreekt? Of als een onbevoegde medewerker toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie?
Digitale HR-systemen zijn beveiligd met encryptie, wachtwoorden en toegangsrechten. Zo bepaal je precies wie toegang heeft tot welke informatie. Bovendien voldoe je met een goed digitaal archief veel makkelijker aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Privacy is niet optioneel – het is verplicht.
Reden 3. Altijd en overal toegang
Thuiswerken is inmiddels een vast onderdeel van onze werkcultuur. Maar hoe ga je om met HR-documenten als je alleen op kantoor toegang hebt tot de dossiers? Juist: digitaliseren is de oplossing.
Met digitale HR-dossiers heb je overal toegang tot de juiste documenten – zolang je maar internet hebt. Of je nu thuis werkt, onderweg bent of op een andere locatie vergadert, je hebt alles binnen handbereik. Dat maakt samenwerken, beoordelen en updaten een stuk makkelijker.
Reden 4. Nooit meer iets kwijt
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: dat ene contract dat “ergens moet liggen”, maar nergens te vinden is. Papieren dossiers zijn gevoelig voor menselijke fouten. Een verkeerd opgeborgen document, een vergeten handtekening, of simpelweg iets dat wegwaait of per ongeluk wordt weggegooid.
Digitale archieven zijn georganiseerd, logisch gestructureerd en vaak voorzien van automatische herinneringen voor verlopende documenten of ontbrekende gegevens. Zo blijft je HR-administratie foutloos, compleet en overzichtelijk.
Reden 5. Klaar voor de toekomst
Digitalisering is niet alleen een oplossing voor vandaag – het is een investering in de toekomst. Of je nu wilt overstappen op een volledig digitaal HR-systeem, AI wilt inzetten voor personeelsbeheer of simpelweg voorbereid wilt zijn op audits: een digitale basis is essentieel.
Bovendien straal je als organisatie uit dat je met de tijd meegaat. Dat maakt je aantrekkelijker voor jong talent dat gewend is aan technologie en snelheid. HR-digitalisering is dus ook employer branding.
HR dossiers digitaliseren: hoe begin je?
Het digitaliseren van HR-dossiers klinkt misschien als een groot project – en dat is het soms ook. Maar gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Je kunt je HR dossiers laten digitaliseren door View. Zij nemen het werk uit handen en zorgen dat alles veilig, snel en volgens de regels gebeurt.
